Exact Online koppelen aan HubSpot
Je verkoop zit in HubSpot, je administratie in Exact Online, en daartussen zit iemand die gegevens overtypt. Voor deze combinatie bestaan wél kant-en-klare koppelingen — de vraag is dus niet óf het kan, maar of je er een moet kopen of iets moet laten bouwen. Hieronder het eerlijke antwoord, met prijzen.
Vertrouwd door
Kun je Exact Online en HubSpot koppelen?
Ja. En in tegenstelling tot de meeste Nederlandse combinaties hoef je hier niets te bouwen.
Dit is een van de weinige combinaties waarvoor een markt bestaat. Toen we het in augustus 2026 nakeken, vonden we vier partijen met een kant-en-klare koppeling — KoppelHet, Denovit, Orbis en APIcenter — voor bedragen die liepen van €39 tot ongeveer €75 per maand, met een gratis proefperiode van twee tot vier weken.
Eén ding is belangrijk om te weten voordat je kiest: geen van die koppelingen wordt gebouwd of onderhouden door HubSpot of Exact zelf. Het zijn producten van derden die in de marketplaces van beide leveranciers staan. Een marketplace is een etalage, geen keurmerk. De relevante vragen zijn dus wie de maker is, wie je belt als de koppeling stilvalt, en wat er gebeurt als een van beide partijen zijn API wijzigt.
Wij bouwen koppelingen voor de kost, dus je zou verwachten dat we hier adviseren om er een te laten bouwen. Dat doen we niet. Voor het overgrote deel van de bedrijven die deze vraag stellen is een kant-en-klare koppeling het juiste antwoord: voor het geld van één maand maatwerk draait hij een jaar. Verderop staat precies wanneer dat niet opgaat.
Wat je wél zelf moet doen — of je nu koopt of bouwt — is de afspraken maken. Welk systeem is leidend per veld, wat is een "klant", en wat gebeurt er met de gevallen die niet eenduidig te matchen zijn. Daar gaat het mis, niet in de techniek. Hoe dat er voor andere combinaties uitziet lees je in ons koppelingenoverzicht.
Wat je synchroniseert — en waar het misgaat
Vijf groepen die in elk Exact-HubSpot project terugkomen, met per groep het probleem dat zich altijd voordoet.
Relaties en bedrijven
De Exact-relatie en de HubSpot-company zijn hetzelfde bedrijf, maar ze worden op een andere sleutel herkend. HubSpot dedupliceert op domeinnaam, Exact Online op relatiecode — een nummer dat je zelf uitgeeft en dat HubSpot niet kent.
Een holding met drie werkmaatschappijen deelt één website. HubSpot ziet één bedrijf, Exact drie relaties. Zonder een expliciet koppelveld — de Exact-relatiecode als eigen property in HubSpot — moet de koppeling raden, en dan boekt hij de omzet van drie bv's op één record.
Contactpersonen
HubSpot gebruikt het e-mailadres als unieke sleutel. Exact Online kent contactpersonen als een aparte relatie die aan een hoofdrelatie hangt, en accepteert daar rustig hetzelfde e-mailadres meerdere keren.
Verzameladressen. In Exact staat info@ of administratie@ bij tientallen relaties; in HubSpot wordt dat één contact dat aan tientallen deals hangt. Filter die adressen er expliciet uit voordat je synchroniseert, want opruimen achteraf kost een veelvoud.
Deals naar offertes en facturen
De hoofdstroom: een deal die op gewonnen komt, wordt in Exact een verkooporder, een offerte of direct een verkoopfactuur. De kant-en-klare koppelingen laten je die keuze meestal maken bij het inrichten.
Artikelcodes. Een dealregel in HubSpot is vrije tekst met een bedrag; een factuurregel in Exact hangt aan een artikel met een grootboekrekening en een btw-code. Zonder een artikelenlijst die aan beide kanten hetzelfde is, boekt de koppeling alles op één verzamelartikel en is je omzetrapportage in Exact waardeloos.
Facturatiestatus terug
De enige stroom die echt de andere kant op hoort. Je verkoop mag zien of een klant betaald heeft — dat scheelt telefoontjes naar de administratie en voorkomt dat er verkocht wordt aan een wanbetaler.
Deze stroom wordt vaak als laatste gebouwd en als eerste vergeten. Terwijl hij het goedkoopst is om te maken en het meest wordt gebruikt: hij is puur lezen, er hoeft niets in Exact gewijzigd te worden, en er kan dus ook niets stukgaan.
Btw-nummers
Dit veld hoort één kant op: van Exact naar HubSpot. In Exact stuurt het btw-nummer je facturatie, je aangifte en bij buitenlandse klanten de verleggingsregeling. In HubSpot is het een tekstveld.
Laat je HubSpot leidend zijn op dit veld, dan importeer je typefouten rechtstreeks in je aangifte. Wil je toch dat verkoop het invult, valideer het dan bij het wegschrijven en zet afwijkingen op een lijst in plaats van ze door te laten.
Merk op dat geen van deze problemen technisch is. Het zijn allemaal afspraken die je vooraf maakt — en die je net zo goed moet maken als je een kant-en-klare koppeling koopt. Wat Exact Online verder aan automatisering aankan, staat op onze Exact Online-pagina.
Wat is eigenlijk een klant?
De vraag waar deze koppeling op stukloopt, en die in geen enkele productbrochure staat.
In HubSpot is een klant een lifecycle stage. Marketing zet hem, een workflow zet hem, of een verkoper klikt hem om. Het is een label dat iets zegt over waar iemand in het verkoopproces zit. In Exact Online is een klant iets heel anders: een relatie met een debiteurnummer, een betaaltermijn, een grootboekrekening en een openstaand saldo. Het is een boekhoudkundig feit.
Die twee begrippen lijken op elkaar en dat is precies het probleem. Zodra je ze aan elkaar knoopt zonder erover na te denken, krijg je twee soorten ellende. Aan de ene kant relaties in Exact die nooit iets gekocht hebben, omdat elke lead die op "klant" werd gezet automatisch werd aangemaakt. Aan de andere kant bedrijven die in HubSpot op "lead" blijven staan terwijl ze al drie facturen hebben betaald, omdat niemand de status terugmeldt.
De oplossing is niet ingewikkeld, maar hij moet expliciet zijn: laat Exact bepalen wie klant is en HubSpot bepalen wie kansrijk is. Concreet betekent dat: er wordt pas een relatie in Exact aangemaakt als er iets te factureren valt, en de lifecycle stage in HubSpot wordt afgeleid uit Exact — bestaat er een relatie met minimaal één verstuurde factuur, dan is het een klant.
Schrijf die afleidingsregel op. Niet in een ticket, maar op een plek waar je hem over twee jaar nog vindt. Want dat is het moment waarop iemand vraagt waarom een bedrijf op "klant" staat terwijl er nooit gefactureerd is, en waarop het vertrouwen in de koppeling sneuvelt — niet de koppeling zelf.
Drie routes, en waarom de eerste meestal wint
Voor deze combinatie bestaat een markt. Dat verandert het antwoord ten opzichte van de meeste koppelvragen.
Een kant-en-klare koppeling kopen
Anders dan bij AFAS bestaan die hier wel. In augustus 2026 vonden we er onder meer vier: KoppelHet, Denovit, Orbis en APIcenter. Prijzen liepen van €39 per maand voor twee gebruikers tot ongeveer €75 per maand, met een proefperiode van twee tot vier weken.
Dit is bijna altijd het juiste antwoord. Voor het geld van één maand maatwerk draait zo'n koppeling een jaar. Controleer wel of het veldenmodel past voordat je tekent.
Zelf bouwen in n8n of Make
HubSpot heeft in beide platforms een volwaardige node met triggers op nieuwe en gewijzigde records. Exact Online heeft geen officiële node, maar de HTTP-node praat prima met de REST API via OAuth 2.0. Zinvol zodra je eigen regels wilt die geen enkele connector kent.
Onderschat het tokenbeheer niet. De refresh-tokens van Exact hebben een korte levensduur en een flow die dat slordig afhandelt, valt na een weekend stil.
Maatwerk op beide API's
Een eigen koppeling met een eigen koppeltabel, een foutwachtrij die je kunt inzien en een herstelactie die een periode opnieuw draait. Nodig bij meerdere administraties, bij eigen logica rond artikelen en grootboek, of als de koppeling onderdeel is van een groter geheel.
Duurder dan kopen, en dat is eerlijk gezegd de reden om het niet te doen tenzij je een van die redenen hebt.
Er zijn vier situaties waarin kopen niet werkt, en het is de moeite waard om ze langs te lopen voordat je een abonnement afsluit.
Meerdere administraties. Veel connectorprijzen gaan per gebruiker of per koppeling. De API-limiet van Exact geldt echter per administratie, en de meeste kant-en-klare koppelingen zijn gebouwd voor één. Draai je drie bv's in drie administraties, vraag dan expliciet na wat dat kost en of het überhaupt ondersteund wordt.
Eigen logica rond artikelen en grootboek. Als je omzet moet worden gesplitst over kostenplaatsen, projecten of grootboekrekeningen op basis van iets wat in HubSpot staat, houdt elke standaardkoppeling op. Die kennen één artikelmapping en geen regels.
De koppeling is niet het doel. Is dit een van de vijf dingen die je wilt automatiseren — offertes uit e-mail, facturen inboeken, rapportages — dan is een los abonnement voor één koppeling zelden de goedkoopste vorm. Dan hoort het in het geheel.
Er moet iets terug dat de connector niet doet. Facturatiestatus terug naar de deal zit er meestal wel in. Openstaand saldo, kredietlimiet of de laatste betaaldatum vaak niet, terwijl dat juist de velden zijn waar verkoop iets aan heeft.
Herken je niets van deze vier? Koop dan een koppeling. Herken je er twee of meer, dan is bouwen te verdedigen — via n8n als het een afgebakende stroom is, of als maatwerkkoppeling als het dat niet is.
Van gewonnen deal naar factuur in Exact
De stroom die het vaakst gevraagd wordt, stap voor stap.
Deal komt op gewonnen
HubSpot stuurt een webhook. De flow controleert eerst of de deal compleet is: bedrag, dealregels met artikelcodes, een contactpersoon en — bij een zakelijke klant in het buitenland — een btw-nummer.
Relatie opzoeken in Exact
Eerst op de Exact-relatiecode die als property in HubSpot staat. Is die leeg, dan op KvK-nummer. Pas als beide niets opleveren is het een nieuwe relatie. Die volgorde is het hele verschil tussen een schone en een vervuilde administratie.
Verkoopfactuur of offerte aanmaken
De flow zet de relatie en de verkoopfactuur in Exact, met regels die naar bestaande artikelen verwijzen. Het factuurnummer en de relatiecode die Exact teruggeeft, schrijft de flow terug naar de deal — vanaf dat moment is de koppeling hard in plaats van geraden.
Twijfelgevallen apart
Twee relaties op hetzelfde KvK-nummer, een dealregel zonder artikelcode, een ontbrekend btw-nummer: dat gaat niet door maar naar een lijst. Iemand beslist. Dat is trager dan automatisch kiezen, en veel goedkoper.
Let op stap vier. De verleiding is groot om de koppeling zelf te laten kiezen bij twijfel, omdat dat sneller lijkt. Doe dat niet: één dubbele relatie in Exact kost meer tijd om op te ruimen dan honderd keer handmatig beslissen — en dubbele relaties zijn besmettelijk, want er hangen facturen, betalingen en aanmaningen aan.
Waar deze koppeling tegenaan loopt
Drie dingen die zelden in een offerte staan, maar wel bepalen of het werkt.
De API-limiet van Exact is de flessenhals. Exact Online hanteert een limiet per administratie van rond de 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag. Zet dat naast HubSpot, waar private apps 100 tot 190 aanroepen per tien seconden mogen doen en honderdduizenden tot een miljoen per dag: de Exact-kant is een factor tientallen krapper. Dat is geen detail maar de belangrijkste ontwerpregel van de hele koppeling. Een koppeling die elk kwartier braaf alle relaties ophaalt om te kijken of er iets veranderd is, zit halverwege de dag aan zijn plafond — en dan valt hij niet netjes stil, maar krijgt ook je factuurverwerking geen toegang meer. Bouw dus op webhooks en gewijzigd-sinds-filters, niet op periodiek alles ophalen. Controleer je eigen limiet in Exact voordat je iets ontwerpt; hij verschilt per licentie.
De eerste vulling is een apart project. Een koppeling die nieuwe mutaties verwerkt, is overzichtelijk werk. Achtduizend bestaande Exact-relaties eenmalig koppelen aan vijfduizend HubSpot-companies is dat niet — daar komt de vervuiling van tien jaar administratie boven water, en bij die eerste vulling loop je gegarandeerd tegen de daglimiet aan. Doe die vulling eerst, gespreid over meerdere dagen, en bepaal daarna pas hoeveel uitzonderingen je koppeling moet aankunnen.
Je Exact-editie bepaalt wat er kan. Niet elke editie geeft toegang tot dezelfde gegevens: voorraadfuncties horen bij de handelsedities, projecturen bij de projectedities. Voor een gewone deal-naar-factuurstroom maakt dat niets uit, maar wil je ook projecten of voorraad meenemen, controleer dat dan vóór je iets afspreekt. Meer daarover op onze Exact Online-pagina.
Wat kost het?
De kant-en-klare route en de maatwerkroute naast elkaar, zonder de vergelijking mooier te maken dan hij is.
De koppelingen die we in augustus 2026 nakeken, liepen van €39 per maand voor twee gebruikers tot ongeveer €75 per maand, met een gratis proefperiode van twee tot vier weken en zonder installatiekosten. Let bij het vergelijken op de eenheid: sommige partijen rekenen per gebruiker, andere per koppeling of per administratie. Bij een prijs per gebruiker groeit de rekening mee met je verkoopteam, terwijl de koppeling niet meer werk krijgt — controleer dus wat er gebeurt als je van vier naar tien mensen gaat.
Bouwen wij een koppeling, dan zit dat in een traject van €500 tot €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Dat is een veelvoud van een connector, en we gaan niet doen alsof dat anders ligt. Het verschil is wat je ervoor krijgt: een koppeling die precies jouw uitzonderingen kent, een foutwachtrij die je kunt inzien, en iemand die hem bijhoudt als een van beide API's verandert. Dat is de moeite waard als de koppeling onderdeel is van een groter geheel — meestal met nog drie of vier processen erbij — en zelden als hij op zichzelf staat.
Aan licenties komt er weinig bij. De Exact Online API zit in je abonnement, al bepaalt je editie welke gegevens beschikbaar zijn, en de HubSpot API zit in je abonnement, al bepaalt dat abonnement je rate limits. Bouw je in n8n, dan betaal je alleen hosting, ongeacht het aantal mutaties.
Hoe onze prijsopbouw werkt lees je op wat kost een AI-medewerker. Twijfel je tussen kopen en bouwen? Plan 30 minuten met een bouwer — als een bestaande koppeling volstaat, zeggen we dat gewoon.
Veelgestelde vragen
De vragen die we het vaakst krijgen over Exact Online en HubSpot.
Kun je Exact Online en HubSpot koppelen?
Ja, en anders dan bij veel Nederlandse pakketten hoef je het niet zelf te bouwen. In augustus 2026 vonden we vier partijen die een kant-en-klare koppeling aanbieden: KoppelHet, Denovit, Orbis en APIcenter. Belangrijk detail: geen van die koppelingen wordt gebouwd of onderhouden door HubSpot of Exact zelf. Het zijn producten van derden die in de marketplaces van beide leveranciers staan — een etalage, geen keurmerk. Zoek dus uit wie erachter zit en wie je belt als de koppeling stilvalt.
Wat kost een Exact Online-HubSpot koppeling?
De kant-en-klare koppelingen die we in augustus 2026 nakeken, liepen van €39 per maand voor twee gebruikers tot ongeveer €75 per maand, met een gratis proefperiode van twee tot vier weken en zonder installatiekosten. Voor de meeste bedrijven is dat het juiste antwoord. Bouwen wij een koppeling, dan zit dat in een traject van €500 tot €2.500 per maand inclusief beheer en doorontwikkeling — dat is alleen te verdedigen als de koppeling deel is van een groter geheel of als geen enkele connector past.
Hoeveel verkeer kan de Exact Online API aan?
Exact Online hanteert een limiet per administratie: rond de 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag. Dat is aanzienlijk krapper dan de HubSpot-kant, waar private apps 100 tot 190 aanroepen per tien seconden mogen doen en honderdduizenden tot een miljoen per dag. De Exact-kant is dus altijd de flessenhals, en elk koppelingsontwerp hoort daaromheen gebouwd te worden: alleen ophalen wat gewijzigd is, en zoveel mogelijk in batches. Controleer je eigen limiet in Exact voordat je iets ontwerpt, want ze verschillen per licentie.
Wat gaat er in de praktijk mis?
Bijna nooit iets technisch. Het gaat mis op de definitie van "klant": in HubSpot is dat een lifecycle stage die marketing instelt, in Exact een relatie met een debiteurnummer en een openstaand saldo. Verder op artikelcodes — dealregels in HubSpot zijn vrije tekst, factuurregels in Exact hangen aan een artikel met grootboekrekening en btw-code — en op dubbele relaties bij holdings die één domeinnaam delen.
Moet de koppeling twee kanten op?
Zelden. Wat mensen tweerichting noemen is in de praktijk per veld eenrichting: relatie- en contactgegevens van HubSpot naar Exact, en facturatiestatus, btw-nummer en openstaand saldo van Exact naar HubSpot. Elk veld heeft dan één eigenaar en een conflict kan niet bestaan. Echte tweerichting op hetzelfde veld is drie tot vier keer zoveel werk en heb je alleen nodig als twee teams structureel in verschillende systemen hetzelfde onderhouden.
Wat als een gewonnen deal toch niet doorgaat?
Dat is de vraag die je vóór het inrichten moet beantwoorden. Een deal die van gewonnen terug naar verloren wordt gesleept, haalt geen factuur uit je administratie — en dat hoort ook niet, want een verstuurde factuur corrigeer je met een creditnota, niet met een verwijdering. Richt de koppeling daarom in op een fase die pas ingaat als het echt zeker is, en spreek af dat corrigeren in Exact gebeurt.
Koppel je HubSpot liever aan AFAS? Dat is een ander verhaal, want daar bestaat geen kant-en-klare koppeling — lees hoe dat werkt. Zoek je een andere combinatie, kijk dan in het koppelingenoverzicht.
Benieuwd wat een agent voor jouw team kan doen?
Leg je proces voor aan degene die het straks bouwt. In 30 minuten weet je of het kan, wat het kost en wat het oplevert — geen salespitch.
Plan 30 minuten met een bouwer→Wat een agent kan oppakken
